Etiqueta: invoicing in excel

Este es un problema que le he preguntado a menudo y probablemente se habrá topado si está usando Access y Excel juntos y está exportando regularmente los datos de Access. El problema es un error o una advertencia en Microsoft Access al intentar exportar datos a Microsoft Excel que indican que

& # 39; Ha seleccionado más registros de los que se pueden copiar al portapapeles a la vez & # 39; Al exportar datos desde Microsoft Access a Microsoft Excel.

De manera predeterminada, cuando exporta datos desde Access, normalmente debería seguir este método.

• Seleccionar datos externos
• Exportado a
• Hit Excel
• Tendrá la opción de seleccionar el destino de sus datos [19659005] Seleccione la ubicación donde desea guardar sus datos Exportado
• En el área Especificar opciones de informe, tiene la opción de seleccionar y seleccionar Exportar datos con formato y formato
• . También tiene la opción de abrir el archivo de destino. La operación de exportación ha finalizado. Marque esta casilla si desea usar esta opción
• Haga clic en Aceptar
• Ahora puede obtener el error anterior. en este punto, si marcó la opción Exportar datos con formato y diseño e intenta exportar más de 65,000 filas de datos
• Cuando se exportan los datos, puede presionar Cerrar

A partir de Excel 2007, la capacidad de las filas de Excel es muy superior a la de las versiones anteriores (en realidad, es 1,048,576, mientras que la capacidad. Por lo tanto, ¿por qué?) ¿El acceso me limita a 65,000 líneas?! Como en los tiempos anteriores al 2007.

No es muy prehistórico, pero es seguro que se siente bien cuando recibe la advertencia anterior cuando de exportación de datos.

Cuando s seleccione la opción Exportar datos con formato y presentación en Especificar opciones de informe, Excel copia los contenidos al antiguo Portapapeles de Office porque se le notifica que no puede copiar más de 65,000 líneas.

Entonces, para evitar el error, simplemente marque la opción Exportar datos con formato y presentación en Especificar opciones de informe. Excel, si esta casilla está marcada, continúe inmediatamente con el siguiente paso, luego presione OK. Esto le permitirá exportar más de un millón de líneas desde Access, pero no se transferirá ninguna configuración de formato o presentación.

El problema no es difícil de resolver, pero tampoco es una solución obvia. Pero una vez que sabes por qué surge el problema, es realmente fácil de resolver.

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Dado que Excel es principalmente una aplicación de análisis de datos, sus herramientas de presentación a veces sufren de comparación. Por ejemplo, sus datos pueden contener texto de diferentes longitudes y pueden exceder el espacio de impresión disponible.

En este artículo se explica cómo calcular el ancho de columna correcto para que el texto se ajuste a la página. Un escenario típico puede consistir en 2 columnas estándar, luego una tercera columna que muestra comentarios:

    Nombre, fecha, comentario 
 

Aunque Excel tiene algunas herramientas, como la funcionalidad ajuste automático & # 39; No hay nada como tener el control de su aplicación para obtener los ingresos que necesita.

Escribiremos un código que calculará el ancho del espacio de impresión disponible, para que podamos determinar el ancho de las columnas para garantizar una impresión eficiente.

Cálculo del espacio de impresión disponible en la página

Uno de los problemas es que las unidades de medida del tamaño de la página, los márgenes y las columnas son inconsistentes y necesitamos normalizar las unidades antes de determinar el ancho correcto de la columna.

Una solución es convertir todas las unidades en puntos en lugar de pulgadas o centímetros. El tamaño de la página se devuelve inicialmente en pulgadas y se convierte, mientras que los márgenes izquierdo y derecho ya están en puntos.

    pgWid = Application.InchesToPoints (ActiveSheet, v. P .P.Servicio de la v., Pág. Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Levantamiento, Pág., Parcela. pgWid - leftMargin - rightMargin 
 col3 = contenido-columnas (1) .width - columnas (2) .width 
 

Ahora tenemos el ancho requerido para la columna tres en puntos y encaja, excepto que el ancho de la columna es y no en puntos, sino en la propia unidad de Excel, dependiendo del tamaño de las fuentes. Por lo tanto, crearemos un factor para convertir el ancho de acuerdo con las mediciones hechas en la celda 1.

    - Ancho en puntos - solo lectura. 
 pts = Columnas (1). Ancho 
 & # 39; ancho en unidades de medida Excel 
 wd = Columnas (1) .ColumnWidth 
 factor = pts / wd 
 col3 = col3 / factor 
 

Finalmente, tenemos un valor para el ancho de la columna tres y lo usamos en el siguiente código con la palabra de ajuste verdadero y la altura de la línea para ajustar automáticamente.

    Columnas (3) .ColumnWidth = col3 
 Columnas (3) .wrapText = True 
 Filas (3) .EntireRow.AutoFit 
    
    
    
    ] Los cálculos de tamaño de página y columna pueden ser un poco confusos, pero vale la pena perseverar. Un buen conocimiento de cómo se miden los diferentes elementos de una hoja de cálculo permite una preparación más fácil de los datos para la impresión. 

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Una de las tareas más frustrantes y prolongadas de una oficina puede ser la creación de la lista de personal. Con la constante demanda de cambios debido a vacaciones, ocasiones especiales o ausencias del personal, la mayoría de los administradores están demasiado ocupados creando listas para poder desarrollar un mejor sistema.

Con unas pocas líneas de código VBA, crearemos la base de un sistema de listas de personal que se enumeran todos los días de la semana y los empleados disponibles para trabajar ese día.

Asociación de matrices para crear una lista

Simplemente necesitamos una lista de miembros del personal que indique los días en que están disponibles para trabajar. Luego los comparamos con cada día de la semana para generar una lista de empleados y los días que trabajan.

    Joe Esposito, lun mar. 
 Maria Costello, jue vie sáb 

La lista de empleados y días disponibles se mantiene en una hoja de trabajo titulada "Empleados". Nuestro código simplemente coincidirá. cada día de la semana con la disponibilidad registrada para cada miembro del personal:

    & # 39; cree una lista de miembros para cada día de la semana e indique el nombre de la persona disponible 
    Dim Roster As New Collection 
    & # Establezca la hoja y seleccione el número de días disponibles para el empleado 
 Hojas ("empleados") 
 Playa ("a2"). CurrentRegion.Columns (2) .Seleccione 

Si usa un delimitador para crear matrices, la opción correcta siempre es "|" Pipe personaje en egipto. Una coma puede causar problemas porque los datos reales pueden contener comas que pueden interrumpir la matriz.

    & # 39; cree una serie de días de la semana 
 días = Dividir ("Lunes | Miércoles | Jueves | Viernes | Días", "|") 
    & # 39; compare cada día de la semana con los días en que cada empleado está disponible 
 para x = 0 A UBound (days) 
 workers = "" 
    & # 39; si el día de la semana corresponde a la disponibilidad de empleados, agréguelo a la lista de trabajadores de ese día 
 para cada c en la selección 
    Si InStr (ajuste (c.Value), días ( x))> 0 Entonces 
    workers = workers & c.Offset (0, -1) .Value &, "
    End If 
 Next 
 workers = days (x) &": "& Medio (trabajadores, 1, Len (trabajadores) - 1) 

[1945] 19659002] Ahora tenemos una lista de trabajadores disponibles para el día actual y los agregaremos a la lista de la lista antes de pasar al siguiente día de la semana lista.
Siguiente

Código de salida
Todo lo que queda es imprimir la lista de la lista que tengo una lista de trabajadores disponibles para cada día del El siguiente paso sería presentar la lista en un formato de distribución más fácil de usar.

    Lunes: Joe Eposito, Peter Fargo, Lily Markham 
 Martes: Joe Eposito, Lily Markham, Iain Malcolm 
 Matrimonio: Joe Eposito, Lily Markham, Iain Malcolm 
: Maria Costello, Peter Fargo, Markham Lily, Iain Malcolm 
 por: Maria Costello 
 Sentado: Maria Costello 
 Sol: Peter Fargo, Lily Markham 

Mejoras en el código VBA
Es posible desarrollar un trabajo en equipo C & # 39; es una tarea compleja pero es importante para empezar en alguna parte Una vez que se establece un sistema básico, se puede agregar sin perder de vista el objetivo principal. Aquí hay algunas sugerencias:

• Uso de números aleatorios para generar días de lista cuando el número de empleados es bajo
• Resalte los días de la semana que requieren su atención
• Permita que el personal clasifique los días de ahorro donde se les puede llamar para trabajar

Resumen
Una lista de personal tendrá una estructura diferente para casi todas las organizaciones. Sin embargo, con un poco de planificación y conocimiento de Excel y VBA, casi siempre será posible producir un proceso que sea una mejora sobre el procedimiento actual.

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Una vez que haya comenzado a desarrollar aplicaciones VBA en Excel, vale la pena crear su propia biblioteca de códigos. La reutilización de procedimientos y funciones tiene sentido cuando el ajuste fino es suficiente para que el código funcione en un proyecto actual.

Hay varias formas de guardar y organizar su propio código. Este artículo explica cómo puede guardar e importar código en un módulo VBA cuando sea necesario.

Desarrollo de la biblioteca de códigos

La clasificación de una columna con la ayuda de la función de clasificación de Excel puede ser un fragmento de código típico que quieres ahorrar Aquí está el código:

    Subclase () 
 Rango de Sun As 
 Posicionamiento del rango ("a1"). CurrentRegion 
 rng.Sort Key1: = Range ("a1"), Order1: = xlAscending, Header: = xlYes 
 end sub 

La cuestión es si se debe guardar el código ¿Para encontrarlo fácilmente acceda a él? Una opción es guardar el código en un archivo de texto, luego usar VBA para leer el contenido del archivo en un módulo de código.

Para este ejemplo, guardamos el código en un archivo llamado "sort.txt" en una carpeta llamada "biblioteca" en la carpeta del libro de trabajo actual.

Primero, definamos el archivo y la ruta donde se almacena el código.

    ruta = ActiveWorkbook.path & " library " 
 myarchivo = ruta y "sort.txt" 

Importaremos el contenido del archivo en un módulo llamado "Biblioteca". . Esto es simplemente un módulo para guardar cualquier código que importe antes de decidir su uso.

En primer lugar, eliminaremos cualquier uso anterior del módulo "Biblioteca". Hemos deshabilitado la opción de alertas en pantalla para ahorrar tiempo porque queremos eliminar el módulo de forma permanente.

    Application.DisplayAlerts = False 
 Para cada uno de los módulos a 
 Si a.Name = "Biblioteca" Luego, 
 a.Delete 
 Salida para 
 Final si siguiente 

[19659002] Nosotros Ahora puede crear el módulo "biblioteca" e importar el contenido del archivo.

    Define m = Application.Modules.Add 
 m.Name = "Library" 
 m.InsertFile myFile 

Depende de su propia situación en cuanto a la mejor manera de configurar el código. biblioteca. Aquí hay algunas ideas:

• Tenga un archivo de índice que le permita buscar palabras clave fácilmente
• Agregue código al módulo de biblioteca en lugar de comenzar desde cero cada vez
• Tenga procedimientos estándar en un archivo Separados que puedes usar sin modificación.

Resumen

En algunas líneas de código, este artículo muestra cómo usar el código escrito anteriormente para futuras referencias, si corresponde. Tiene sentido realizar una copia de seguridad de su trabajo anterior, y VBA facilita la recuperación y la búsqueda de sus propios fragmentos.

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Si está decidido a almacenar información en MS Excel, es importante configurarlo correctamente desde el primer día. Al evitar duplicados, evitarás muchos problemas después.

Supongamos que mantiene una lista de clientes y le preocupa que alguna información se haya ingresado más de una vez. Esto podría crear problemas si utiliza los datos para realizar actividades importantes de su negocio:

• Uso de información incompleta o incorrecta
• Problemas de administración financiera, como facturación duplicada
• Es posible que su información no esté "lista para usar en la base de datos" cuando se desplaza a una plataforma más sofisticada

Este artículo explica cómo se le puede notificar sobre posibles duplicados al ingresar datos.

Creación de una clave única para sus datos

El problema de identificar duplicados es que no todos están viendo los datos de la misma manera. ABC Ltd podría registrarse en muchas variantes, como ABC Limited o A.B.C. Ltd haciendo más difícil la búsqueda de entradas repetidas.

Una técnica es crear una clave de datos: una combinación única de texto / número creado a partir de las tres primeras letras del nombre y la dirección de la empresa. Por ejemplo, si el personal de entrada de datos sigue las reglas de su empresa para registrar nuevos clientes, es más probable que se detecten duplicados.

Uso de VBA en Excel para identificar entradas de datos duplicadas

Excel Hay varias opciones disponibles para evitar la duplicación, incluidas las fórmulas integradas y las herramientas de formato. Sin embargo, una codificación VBA simple es probablemente la opción más útil y flexible porque le permite ajustar la solución a su situación.

Usaremos el evento de "cambio" de la hoja de cálculo de VBA para ayudarlo a decidir si se intenta una entrada duplicada. Aquí está el código, que se debe colocar en el campo de código para la hoja de trabajo correspondiente:

Private Sub worksheet_change (ByVal Target As Range)

Si Target.Column = 1 entonces

prevData = "a1: a" & Target.Row – 1

newData = Range ("a" & Target.Row) .Text

Si Application.WorksheetFunction.CountIf (Range (prevData), newData)> 0, entonces

dupData = "¡Duplicar posible!"

En otra parte

dupData = "Datos bien"

Fin si

MsgBox dupData

Fin si

End Sub

Suponiendo que sus datos clave se encuentran en la columna 1, después de agregar un nuevo registro, el código verifica si la clave ya se ha agregado y, si corresponde , advierte al usuario la posibilidad de un duplicado. Esta es la mejor opción porque le permite al operador de entrada de datos decidir si conserva o no su trabajo.

La función countIf en Excel compara un rango de celdas con el texto especificado y devuelve el número de celdas en duplicado. En este caso, comparamos la nueva clave de registro ingresada con todas las claves anteriores y si la función devuelve un número mayor que 0, debe actuar como una entrada duplicada.

Mejoras en el código

Una cosa es sospechar que un registro es un duplicado, pero debe decidir qué hacer con la información. El código podría adaptarse para resaltar el registro idéntico anterior para determinar el siguiente paso; Los registros duplicados pueden contener información incorrecta y solo pueden corregirse.

Al encontrar datos duplicados, descubrió que una pequeña cantidad de código de VBA puede mejorar la calidad de sus datos, ahorrarle tiempo y alertarle sobre su potencial. problemas.

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10 consejos útiles de Excel:

1. SUM () con Alt + =: ¿Sabía que puede agregar una fila o columna completa con solo hacer clic en la primera celda vacía? Haga clic, luego ALT + & # 39; = & # 39; y simplemente agregue los números en cada celda de arriba.
2. Números de formato Formato de método abreviado de teclado: Hay una lógica real detrás de los métodos abreviados de teclado que de otra manera te parecen aleatorios. Por ejemplo, para dar formato a un número de moneda, debe usar el método abreviado de teclado CTRL + MAYÚS + 4. Esto puede parecer aleatorio, pero MAYÚS + 4 le da un signo $. Por lo tanto, si desea formatear una moneda, solo tiene que poner CTRL + $. Puede hacer esto de manera similar al formatear un número como un porcentaje
3. CTRL + para mostrar las fórmulas: Mientras se le hace trampa para resolver problemas con los números, comience por familiarizarse con las fórmulas. Vea la fórmula utilizada en la celda simplemente presionando las dos teclas: Ctrl + (también llamada tecla de acento agudo), que es la más a la izquierda de la fila con las teclas numéricas. Esto es tilde (~) cuando presiona Shift.
4. Ir directamente al principio y al final del teclado de columnas: A veces, los conjuntos de datos son pozos sin fondo. Puede desplazarse por la pantalla hasta el final de la eternidad o usar el atajo de teclado CTRL + flecha ABAJO para saltar a la parte inferior de la última celda llena o viceversa.
5. Repita la misma fórmula para varias celdas: Escriba la misma fórmula para todas las celdas, ¡no! Primero debe crear la fórmula en la primera celda y luego colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda. ¿Ves que el cursor se convierte en más? Ahora, simplemente haga doble clic para copiar la fórmula y arrástrela al resto de las celdas de la columna. Bingo, problema resuelto!
6. Atajo de teclado Eliminar / Agregar columnas: Necesita todo el día para administrar columnas y filas en su hoja de cálculo. Aquí le mostramos cómo puede ahorrar un poco de tiempo: presione CTRL + menos y la columna en la que colocó el cursor se eliminará, mientras que CHTRL + Mayús agregará una nueva columna.
7. Configuración del ancho de la (s) columna (s): Hay una manera de deshacerse de estas #### entradas inútiles. Simplemente haga clic en el encabezado de la columna y muévalo a la derecha. Haga doble clic cuando el cursor se convierta en un signo más y su trabajo haya terminado.
8. Número de copia o fecha del modelo: ¡Este es muy fácil! Introduzca la información en dos líneas para establecer la plantilla. Resalta y arrastra el cursor hasta el número hasta que desees que las celdas se llenen. Funcionará con números, fechas y meses.
9. Pestaña de hoja de cálculo: Verificando cada hoja de cálculo cada vez significa que tiene que tocar el mouse, y así sucesivamente. Por qué no solo ingresa CTRL + PGDN y si quieres ir en la dirección opuesta, escribe CTRL + PGUP.
10. Pintor de formatos con doble clic: Con un solo clic del mouse, ahora puede duplicar un formato en otras celdas con un solo clic. Muchos usuarios de Excel lo utilizan haciendo doble clic en el pintor de formatos para copiar el formato en varias celdas. Yay!

Estos fueron excelentes consejos de Excel que son extremadamente útiles cuando necesitas ahorrar tiempo. Siempre es más fácil administrar sus datos más fácilmente.

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Estábamos planeando nuestros programas de cursos de Excel para 2009 cuando me vino la idea de esta plantilla de calendario de Excel. Comencé a preguntarme: ¿por qué no planificar mi horario en Excel? Si también pudiera enumerar todos los días festivos en una sección de la hoja de cálculo y el calendario pudiera mostrarlos en rojo, ¿no sería estupendo? Comencé Google para un calendario tan excelente y encontré mucho. La mayoría de ellos son gratuitos. No fueron realmente impresionantes porque deben generarse a través de una macro / vba. Creo que a la mayoría de los usuarios de Excel no les va a gustar esto porque tendrían que entender cómo activar la macro o instalar otro programa en sus computadoras. Si se crea manualmente sin usar un programa, tomará mucho tiempo, ya que primero debemos identificar manualmente el primero de cada mes y luego realizar un resumen manual para el resto de los días del mes. Además, debemos saber cuándo detener el horario para superar los 28, 30 o 31 días legítimos.

A medida que avanzo la lista, me encuentro con este calendario perpetuo de John Walkenbach y me maravillo de cómo se creó. Es un calendario perpetuo de Excel que muestra los 12 meses de cada año. Solo utiliza fórmulas de Excel, lo que significa que no necesita conocer la macro y que se puede usar en diferentes versiones de Excel, incluido Excel 2007. Y aquí vamos a mostrarte cómo

Configure una celda utilizable para el año (por ejemplo, C3).

Ingrese la siguiente fórmula en la celda C5 "= FECHA (C3,1,1)", donde C3 es el año calendario.

Define la fórmula para introducir el primero del mes. Puedes usar la fórmula de la fecha. En nuestro caso, podemos ingresar la fórmula de la siguiente manera: "= FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1)". C5 regresa al 1 de enero de 2009

Identifique el día de la semana para el 1 de cada mes. Use la fórmula de la semana para identificar el día de la semana del primer día de la semana. DÍA (AÑO (C5), MES (C5), 1)

La fórmula de la semana presenta la semana con Sol como el primer día de la semana Semana y sábado, el 7 o el último día de la semana

Menos de la fórmula del día de la semana, tendremos el lunes a la 1 y el sol a la 0. El 1 de enero de 2009 es un jueves que coincide con el número 4. El domingo anterior al 1 de enero de 2009, es de hecho, el 28 de diciembre de 2008, 4 días antes del 1 de enero de 2009. Cuando convertimos el número que tenemos en el paso anterior a negativo, la fecha coincide con esa fecha. La fórmula es = – (DÍA DE LA SEMANA (FECHA (AÑO ($ C $ 5), MES ($ C $ 5), 1)) – 1).

El sol en la esquina superior derecha es 4 días antes que el 1 de enero de 2009. El lunes debe ser 3 días más. temprano, y el martes, por lo tanto, en este paso debemos aumentar el número durante la semana de -4. Para hacer esto, debe usar una fórmula de matriz que debe Para ingresar con llaves (caso especial aquí). Se debe seleccionar todos los días del mes / semana y la fórmula debe ingresarse presionando simultáneamente las 3 teclas del teclado (Ctrl + Shift + Enter).

Usando llaves {0,1,2,3,4,5,6,6} y seleccionando las 7 celdas de la semana, Excel entenderá que queremos agregar 0 a Sun, 1 a Lun, 2 a Kill, etcétera La siguiente imagen le ayudará a comprender cómo se pueden cambiar los números con una única fórmula.

En la segunda línea / semana del mes, el valor debe continuar desde el último valor de la línea anterior. Como hay 7 días en una semana, sabemos que el primer valor de la segunda línea debe ser 7 más que la celda anterior. Podemos agregar otra matriz utilizando el punto y coma (;) para indicar que queremos que el número aumente a medida que aumenta la línea. Debe presentarse entre llaves y multiplicarse por 7 – {0; 1; 2; 3; 4; 5; 6} * 7. No debemos agregar ningún número a la primera línea. Luego, la segunda línea debe agregar 7 al número y agregar 14 a la tercera línea, y así sucesivamente.

La fórmula es la siguiente:

= FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1)

– (SEMANA (DÍA (AÑO (C5), MES (C5), 1)) 1) [1] [19659002] + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7

+ {1,2,3,4,5,6,7}} -1

Para convertir los resultados anteriores en fechas reales, podemos agregar la fecha del 1 de enero de 2009 en el caja. En este caso, el primer número será el 28 de diciembre, 08, 29 de diciembre de 2008, etc., y el 32, 1 de febrero de 2009. Podemos ingresar la fecha utilizando la fórmula de fecha, Fecha (2009,1,1) . Y para mostrar solo el día del mes, podemos formatear la celda usando el formato personalizado "d".

Para omitir las fechas de diciembre 08 y febrero 09, podemos comparar el mes de la fecha con el mes utilizado el primer día del mes, y así sucesivamente. Si son diferentes, significa que la fecha indicada en la lista activa que la celda pertenece al mes anterior o al mes siguiente. Puede poner un espacio en blanco (indicado por una coma abierta y cerrada) en la celda (todas las celdas). Si el mes de 2 fechas es el mismo, continúe realizando el cálculo que se muestra en el paso anterior. Llegamos a la siguiente fórmula:

= MES (C5), MES (C5), MES (FECHA) (MES), MES (C5), MES (FECHA)), 1) – 1) + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7 + {1,2,3,4,5,6,7} -1)

"",

FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1 – (DÍA DEL SEMANA (FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1) – 1) + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7 + {1,2,3,4,5,6,7) } -1) y termina de crear la plantilla de calendario de Excel.

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La mayoría de los usuarios ingresan manualmente una fecha y hora, o ambos, cuando ingresan datos en una hoja de cálculo de Excel, como una factura o un plan de proyecto. Hay una segunda forma más rápida de insertar una marca de tiempo cuando un usuario actualiza una hoja de cálculo. Solo necesitas un poco de conocimiento sobre las fórmulas. ¿Quieres aprender? ¡Sigue leyendo!

Volvamos un poco, probablemente sepas que podemos usar la fórmula = HOY () o = AHORA () en Excel para insertar la fecha y la hora de hoy. Esta actualización se recalcula automáticamente al actualizar la hoja de cálculo. Se les conoce como "volátiles". fórmulas. Este tipo de formato de fecha no es útil para sellar la fecha y la hora porque queremos que la marca de tiempo sea "estática". para que podamos ver cuándo se ha realizado la entrada o la actualización.

También podríamos pulsar la tecla CTRL +; para ingresar la fecha actual o CTRL + MAYÚS +: para insertar la hora actual. Por lo tanto, estos dos permanecerán estáticos, pero seguirán siendo muy manuales porque debe insertar la fecha y / o la hora en el teclado con los accesos directos anteriores.

Realmente estamos tratando de simplificar las cosas y trabajar de manera más inteligente con Excel. Por lo tanto, aplicaremos algunos conocimientos de la fórmula y nos aseguraremos de que nuestras marcas de tiempo funcionen automáticamente para nosotros.

Para entender la fórmula de marca de tiempo, es necesario entender la referencia circular en Excel, que luego podemos usar para eliminar el etiquetado automático.

Regresemos y repasemos los conceptos básicos de la referencia circular en Excel. Es posible que los hayas conocido antes, pero echemos un vistazo rápido.

FUNDAMENTOS

Una fórmula circular es una fórmula que se refiere a sí misma, directa o indirectamente. Un ejemplo de una referencia circular directa sería si escribo = A4 + 1 en la celda A4. Me refiero directamente a la celda en la que estoy escribiendo el formulario A4. Esto genera una advertencia de Excel si no ha creado esta referencia circular intencionalmente (como hicimos nosotros) y el resultado de la fórmula es cero. Pruébalo y practica si lo necesitas.

El segundo tipo de referencia circular es una referencia indirecta. Veamos otro ejemplo.

1. Tipo 2 en la celda A1.

2. Escriba = A1 en la celda A2.

3. La celda A2 se refiere a A1, que devuelve un valor de 2 que es una fórmula normal.

4. Regrese a la celda A1 y escriba = A2 + 3

Esto crea una referencia circular porque A2 se basa en A1. Escribo la fórmula en A1, entonces la fórmula básicamente se refiere a sí misma. Es una referencia circular. Verá que Excel delimita una línea azul entre las dos celdas para indicar esta referencia circular y nos advierte al respecto. Simplemente haga clic en Aceptar porque lo creamos a propósito y estamos conscientes de ello.

Te permite aumentar el volumen ahora y ser inteligente con estas cosas. Hay un parámetro en Excel llamado "Iteraciones", que ahora le dice a Excel cuántas veces debe volver a calcular una fórmula. Esto está deshabilitado por defecto en Excel. De lo contrario, una referencia circular se recalcularía una y otra vez en un bucle infinito hasta que la aplicación falla periódicamente.

Ahora, si reactivamos las iteraciones de Excel procediendo de la siguiente manera

1. Botón de la oficina

2. Opciones de Excel

3. Fórmulas

4. Iteración

5. Establezca el valor predeterminado en 1. Excel calcula esta declaración antes de que se detenga.

Entonces, en el caso de nuestra fórmula anterior = A2 + 3, el resultado sería 5 ya que le pedimos a Excel que computara una vez. Entonces, ¿dónde está en la marca de tiempo? Vamos con la magia de Excel. Digamos que queremos una marca de tiempo en la columna A al escribir en la columna B. La fórmula es:

Escriba en la celda A1

= IF (B1 "", IF (A1 = "", AHORA (), A1), "")

Continuar y escribir algo en la columna B: aquí hay una marca de tiempo. Arrastra tu fórmula como con una fórmula normal. Solo aclaremos la lógica de la fórmula para que entiendas completamente lo que está pasando.

La fórmula verifica la celda B1 y, si no está vacía, ejecuta la fórmula circular = IF (A1 = "", NOW (), A1) que devuelve la función AHORA () si A1 n & # 39, no tiene valor. – ¡Así que marca la hora!

Espero que hayas disfrutado este artículo sobre la marca de tiempo en Excel. Adelante, inténtalo. Déjame saber lo que piensas sobre este método.

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Todos los usuarios de Excel deberían poder habilitar celdas e ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel. Después de todo, estas son las acciones de Excel más básicas. Sin embargo, muchos principiantes de Excel no entienden completamente la diferencia entre una celda activada y una computadora. y una celda en modo editar. Incluso los usuarios más experimentados de Excel a menudo no conocen todas las formas diferentes de seleccionar un rango de celdas o cambiar al modo de edición de celdas en Excel.

Cuando hace clic en una celda en una hoja de cálculo de Excel, la celda no está en modo de edición, simplemente está habilitada . Si comienza a escribir, cuando se activa una celda, su texto ingresado reemplaza el contenido de la celda activada. O, si presiona las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba o abajo en su teclado, la activación se moverá a una celda adyacente (izquierda, derecha, arriba o debajo de la celda activada anteriormente) ).

Sin embargo, si su celda está en modo de edición las reglas cambian. Aparece un cursor en la celda (o en la barra de fórmulas). Cualquier cosa que escriba se agregará a la celda junto con su contenido. De manera similar, cuando una celda está en modo de edición, las teclas de flecha derecha, izquierda, arriba y abajo de su teclado mueven el cursor dentro de la celda.

Ahora hemos aclarado la diferencia entre celdas activadas y celdas en el modo de edición. ¿Cómo podemos activar una célula o rango de células? Puede usar uno de los siguientes tres métodos principales:

• Un solo clic en la celda con el mouse
• Use las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba y abajo en el teclado para navegar desde la selección actual hasta la celda que desea activar
• Ingrese una referencia a la celda en el & # 39; Nombre & # 39; en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo, por ejemplo. Para activar la celda A2, escriba "A2" en el cuadro Nombre y luego presione la tecla Volver (o la tecla Intro).

Tenga en cuenta que puede ver fácilmente qué celda está activada actualmente, ya que está resaltada en Excel por un borde negro grueso.

A menudo, en Excel, desea seleccionar un rango de celdas. Tenga en cuenta que incluso cuando haya seleccionado un rango de celdas en Excel, solo una de las celdas en este rango estará habilitada (indicada por un borde negro grueso). Esto significa que cuando ingresa datos o texto, los contenidos de la celda activada se sobrescriben. Cuando presiona las teclas de flecha en el teclado, se activan diferentes celdas en el rango seleccionado.
Hay varias formas de seleccionar un rango de celdas. Puede:

• Usar el mouse para hacer clic en el comienzo de la pista y arrastrar el cursor a la pista que desea seleccionar.
• Ingrese una referencia al rango de celdas en el & # 39; Nombre & # 39; en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo, por ejemplo. Para seleccionar las celdas A1 a D4, escriba "A1: D4" en el cuadro Nombre y luego presione la tecla Retorno (o Intro).
• Active una celda al principio del rango, luego presione la tecla MAYÚS. Con la tecla MAYÚS aún seleccionada, use el mouse para hacer clic en una celda al final del rango.
• Active una celda al principio del rango, luego presione la tecla MAYÚS. Con la tecla MAYÚS aún seleccionada, use las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba o abajo en el teclado para aumentar o disminuir el rango seleccionado de una celda a la vez.
• Active una celda al comienzo del rango, luego presione las teclas MAYÚS y CTRL. Con estas teclas aún seleccionadas, use las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba o abajo en el teclado para aumentar o disminuir el rango actual seleccionado hasta el final del conjunto de datos actual (tenga en cuenta que la selección finalizará en la celda vacía). siguiente, próximo).

Si desea seleccionar una fila o columna completa en una hoja de cálculo, haga clic en el número de la fila a la izquierda de la hoja de trabajo o la letra de la columna en la parte superior de la página. La hoja de cálculo, o si lo desea. seleccione la hoja de cálculo completa, haga clic en el cuadrado gris / azul en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo.

Finalmente, veamos las tres formas de poner una celda en modo de edición. Puede:

• Haga doble clic en la celda

O seleccione la celda que desea editar, luego:

• Haga clic en la barra de fórmulas
• Presione F2

. ]

Puede pensar que no es necesario conocer todos los métodos de activación, selección y edición de celdas. Después de todo, siempre que sepa cómo seleccionar un rango de celdas, ¿por qué molestarse en aprender otras 4 formas de hacer lo mismo? Sin embargo, si usa una gran cantidad de Excel, encontrará que diferentes métodos se adaptan mejor a diferentes situaciones y que, en general, ganará un tiempo al seleccionar rápidamente el método más apropiado para cada ocasión.

Plantillas de excel